Digitalizace není jednorázová technologická modernizace
V IQ Roma servisu se digitalizace neodehrává jako jednorázová změna, ale jako postupný proces. „Vlak digitalizace jel v organizaci už dlouho. My jsme do něj naskočili za jízdy a snažíme se ho řídit co nejlépe,“ popisuje Jaroslav Kouba.
Výraznější směr získala digitalizace v roce 2024, kdy organizace zahájila projekt zaměřený na profesionalizaci a zefektivnění pracovních postupů.
Jak taková digitalizace vypadá v praxi, přibližuje rozhovor s členy digitalizačního týmu Jaroslavem Koubou a Petrem Langem.
Digitalizace je souhrnem dílčích změn
IQ Roma servis se v posledních letech výrazně rozrostl a v důsledku poměrně rychlého přechodu na cloudové aplikace během pandemie se v organizaci zmnožily způsoby, jak udělat jednu a tu samou věc. „Adaptace jednotlivých pracovníků a pracovnic byla pochopitelně na takovou situaci různá. Přirozeným výsledkem tak byla existence několika paralelních způsobů práce,“ popisuje Kouba.
Taková situace nebyla dlouhodobě udržitelná. Stěžejní proto bylo rozhodnout, jaký technologický základ bude pro organizaci výchozí a na němž bude možné dále stavět. Volba nakonec padla na Microsoft 365. A právě v tomto kontextu vznikl tým digitalizace.
Po klíčové volbě technologického základu se digitalizace neuskutečňuje velkými skoky vpřed. Jedná se spíše o postupné zavádění dílčích změn. Prakticky to například znamená, že pro každý realizační tým byl zřízen vlastní pracovní prostor, byla zavedena chatovací aplikace pro interní komunikaci, byl zaveden nový nástroj pro plánování, byl vytvořen report k zpřehlednění poskytované pomoci klientstvu a momentálně se třeba dokončuje automatizace výkazů práce.
Digitalizační tým si ale velmi dobře uvědomuje, že i dílčí změny mohou pro někoho představovat poměrně velkou výzvu. „Z tohoto důvodu jsme vytvořili pro kolegy a kolegyně vzdělávací portál s videokurzy k nejčastěji v organizaci používaným aplikacím. Momentálně také rozmýšlíme, jak na videokurzy efektivně navázat osobními setkáními s těmi, kteří si budou chtít znalosti rozšířit či si něco více ujasnit. Uvědomujeme si, že naši kolegové a kolegyně zvládají v prostředí sociálních služeb už tak vysokou zátěž, takže se jim v tomto ohledu pokoušíme vyjít vstříc,“ přibližuje Lang.
Jelikož digitalizace není vnímána jako jasně ohraničitelný projekt, ale jako průběžnou činnost, je pro tým důležité, že digitalizace má pevnou oporu ve vedení. Ředitel organizace Martin Máša je dokonce součástí digitalizačního týmu, kam vnáší dlouhodobou vizi organizace. Čtvrtou členkou týmu je Alžběta Košťálová, která přináší z pozice HR asistentky pohled lidských zdrojů a pomáhá se zaváděním nových procesů a postupů, které jsou nezbytnou součástí realizovaných změn.
Celý tým digitalizace v IQ Roma servisu.
Digitalizace v podmínkách neziskovky
Zásadní roli při digitalizaci hrají omezené zdroje, se kterými neziskové organizace pracují. Zatímco ve firmách je obvyklé nakoupit již hotová řešení nebo dokonce si nechat vyvinout řešení na míru, u neziskových organizací taková cesta není většinou reálná.
Jak popisuje Jaroslav Kouba, velká část řešení proto vzniká „zevnitř“, kombinací dostupných licencí a vlastního přizpůsobení: „Jelikož nejsme korporát, spoustu věcí si musíme postavit sami.“
Tento přístup je často náročnější a pomalejší. Petr Lang v tom však vidí i pozitiva: „Pokud potřebujeme nějaké již existující řešení uzpůsobit například v důsledku organizačních změn, jsme flexibilnější, než kdybychom čekali na změnu od dodavatele, kterému bychom nejprve museli všechno vysvětlovat.“
Neviditelná digitalizace
Když Petr Lang s Jaroslavem Koubou vypočítávají všechny oblasti digitalizace, kterým se v organizaci věnují, často jde o činnosti poměrně dobře viditelné. „Když se snažíme zpřehledňovat uživatelské prostředí jednotlivých aplikací nebo vyvíjíme automatizovaná řešení rutinních úkolů anebo se věnujeme zvyšování digitálních kompetencí kolegů a kolegyň, změnu zaznamená každý. Pak tu ale máme oblast digitalizace, která je spíše neviditelná,“ popisuje Kouba.
Kouba tím naráží na mnohdy organizacemi podceňovanou oblast digitalizace – kyberbezpečnost. V prostředí neziskové organizace, zvlášť tam, kde se poskytují sociální služby, přitom nejde jen o ochranu počítačů nebo účtů. Kyberbezpečnost se promítá do toho, kdo má přístup k jakým informacím, jak se sdílejí dokumenty, jak se nastavují oprávnění nebo jak rychle by organizace dokázala reagovat, kdyby se něco pokazilo. Jelikož se v organizaci pracuje s citlivými údaji, digitální bezpečnost není technickou nadstavbou, ale zcela základní podmínkou fungování.
Ačkoli se tedy digitalizační tým primárně snaží, aby jeho činnost při práci ostatním pomáhala, v souvislosti s tématem bezpečnosti může dojít ke zcela opačnému efektu. „Někdy jsme prostě nuceni kolegům určité věci zakázat nebo naopak přikázat, protože kupříkladu používání zastaralé aplikace může představovat bezpečnostní riziko,“ vysvětluje Petr Lang a zároveň doufá, že pro tato nařízení mají kolegové a kolegyně pochopení.
Týmová porada
Nejdřív zmapovat, potom měnit
Když přijde řeč na doporučení pro další organizace, odpovědi nejsou jednoznačné ani učebnicové. Několik věcí se však ukazuje poměrně jasně.
Pokud organizace hodlá něco měnit, měla by si dostatečně zmapovat, v jaké situaci se nachází. Jakákoli změna totiž musí být citlivá vůči kontextu, ve kterém se má odehrát. Pro každou změnu jsou pak samozřejmě nutnou podmínkou již zmíněné zdroje – čas, peníze a kapacity.
Když už se je organizaci podaří obstarat, rozhodně je nutné konzultovat s odborníky a odbornicemi, protože „v digitalizaci se lze pro její bezbřehost snadno utopit,“ upozorňuje závěrem Petr Lang. Pomoci tak může zapojování se do komunit typu Česko.Digital, které pomáhají organizace s takovými odbornými kapacitami propojovat.
Nejdůležitější je také si vždy připomínat, že digitalizace není cíl sám o sobě. Měla by pomáhat organizaci růst a dávat lidem více prostoru soustředit se na to, co je v jejich práci skutečně důležité – na pomoc druhým.
Článek vznikl v rámci projektu Profesionalizace především, který je realizován za podpory Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Zaměstnanost plus.