Digitalizace v neziskovkách: Proč je důležitá a jak na ni správně?

V rámci projektu Na cestě ke 3D podpořeného z Nadace OSF v rámci programu Active Citizens Fund jsme se v IQ Roma servisu přibližně rok a půl zaměřovali na posílení kapacit naší organizace. Zaměřovali jsme se na vztahy s veřejností, práci s daty a jejich prezentaci a na digitalizaci. A byla to právě linka digitalizace, která se ukázala jako nejzáludnější. Nyní na sklonku projektu jsme moudřejší než na jeho začátku.

Proč by měly neziskové organizace řešit své digitální pracovní prostředí?

Pod zahlcením nabytého pracovního dne pracovníků v přímé i nepřímé práci málokdy zbyde někomu čas na to zabývat se, aktualizovat a vylepšovat online pracovní prostředí organizace. Pokud na to ovšem neexistuje projekt, jako byl ten náš, do kterého jsme se díky donátorům mohli zapojit. Digitalizace úzce souvisí především s lepší kyberbezpečností a efektivitou práce. Toto můžeme potvrdit i za náš končící projekt, v rámci kterého jsme došli k rozhodnutí sjednotit využívané digitální platformy pro lepší efektivitu a ukončit užívání potenciálně nebezpečné platformy. A už nyní vidíme ovoce v podobě menšího zahlcení papíry či zrychlením procesů například při hledání vhodných termínů ke společným schůzkám skrze pár kliků.

Najít tu správnou cestu

Na rozdíl od jiných oblastí, kdy má člověk jasně vytyčené mantinely, čeho a jak se držet, u problematiky digitalizace je to složitější. Existuje nespočet digitálních nástrojů a způsobu, jak online pracovní prostředí nastavit a jak s ním zacházet. Neexistuje jedno správné řešení, což pak vede k nekonečným debatám a je mnohdy těžší se pro tu kterou cestu rozhodnout a vydat se jí.

To, že se vyznám ve wordu, ze mě nedělá odborníka

Čím více diskuzí k tomu, jak nastavit pracovní prostředí, jsme s týmem zaměřeným na realizaci digitalizace vedli, tím více nám docházelo, že ač na tom s našimi digitálními kompetencemi nejsme špatně, odborníky nejsme a jen tak nebudeme. Vnímáme tak jako vhodné pozvat do diskuzí lidi, kteří nástroje, o jejichž užívání člověk silně uvažuje, znají skrz naskrz.

Úzká souvislost s řízením změny

Při realizaci přesunu pracovního prostředí více do online prostoru jsme zjistili, že polovina práce je spojená s řízením změny – tedy připravit zaměstnance na změnu a provázet je jí. Je to krok, který jsme my osobně možná mírně podcenili, o to víc jsme se však v tomto ohledu poučili do budoucna. Velice důležité bylo také nastavení podpory pro zaměstnance, aby se v problematice digitálních nástrojů měli na koho obracet, a série školení, která rovněž proběhla.

Závěr

Projekt Na cestě ke 3D“ přinesl cenné poznatky a významné posuny v digitalizaci naší organizace. Uvědomili jsme si, že digitalizace není jen o implementaci nových nástrojů, ale především o správném řízení změny a podpoře zaměstnanců v jejich adaptaci na nové prostředí. Přechod na jednotné digitální platformy výrazně zvýšil efektivitu naší práce a zlepšil kyberbezpečnost, což nám umožnilo lépe se soustředit na naše hlavní poslání. I když se nám podařilo dosáhnout mnoha úspěchů, uvědomujeme si, že cesta k plné digitalizaci je dlouhá a vyžaduje neustálé učení a adaptaci. Tato zkušenost nás naučila, že otevřená komunikace a spolupráce s odborníky jsou klíčové pro úspěšné zvládnutí jakýchkoli digitálních výzev, které nás čekají v budoucnu.

Doufáme, že naše zkušenosti a poznatky budou inspirovat další neziskové organizace, aby se nebály digitalizace a využily její potenciál k posílení své efektivity a bezpečnosti.

Autorka článku:

Hedvika Kotherová,

manažerka projektu