Rodinné problémy nemizí pod lockdownovou poklicí aneb jak dělat případové konference v online prostředí
Současné pandemické dění s rychlými zvraty, vysokou mírou nejistoty a četných nových výzev vyžaduje notnou dávku flexibility, výstupy z komfortní zóny a hledání nových pohledů na věc. S respektem k intenzitě současné situace a zároveň s vědomím, že dětské trápení a rodinné problémy nemizí pod lockdownovou poklicí samy od sebe, jsme tak v projektu Zaostřeno na rodinu II. a týmu facilitátorů – organizátorů stáli před otázkou, zda a jakým způsobem pokračovat v realizaci případových, interaktivních a rodinných konferencí během lockdownů.
Vzhledem k celkovému přesunu značné části aktivit do online prostoru jsme proto začali v interní pracovní skupině hledat způsoby, jak tento formát setkání uskutečnit na digitální platformě s ohledem na maximální bezpečí účastníků a zachování cíle setkání – tvorby akčního plánu. Po mnoha hodinách diskuzí, nácviků, rešerší a zvažování přínosů a rizik jsme se pro nadcházející období rozhodli zaměřit na formát online případné konference (dále online PK) s jasně definovanými vstupními podmínkami. Mezi ty patří například informovaný souhlas všech účastníků se zajištěním vhodného prostoru nebo dodržování hygienických opatření v případě, že více účastníků využije zázemí jedné organizace.
Hned „zatepla“ jsme měli možnost důkladnou teoretickou přípravu přenést do praxe realizací první online případové konference, která proběhla počátkem února 2021.
Organizace setkání byla specifická zejména intenzivní technickou stránkou – předem vytipovanou a otestovanou platformu pro setkání bylo třeba představit účastníkům a v rámci příprav také vyzkoušet její funkčnost v kontextu různě kvalitních připojení. V našem přípravném týmu jsme nakonec srovnáním výhod a nevýhod pro naše účely zvolili platformu call.nolog.cz, která umožňuje přehledné sdílení poznámek a zápisu. Během zkoušek připojení s přizvanými odborníky se ukázalo, že některé instituce pracují v online prostoru se zvýšeným zabezpečením kvůli ochraně osobních údajů a bude nutné, aby se tito budoucí účastníci ze svých zabezpečených pracovních systémů nejprve odhlásili, a mohli se tak připojit k setkání na naší platformě (jinak bylo přihlášení blokováno).
Vzhledem k náročnosti online PK na počet notebooků nebo stolních počítačů byla součástí procesu organizace také nabídka zapůjčení techniky ze zdrojů IQ Roma servisu a asistence při jejím využití. Tato možnost je otevřená všem účastníkům konference. S ohledem na předpokládané možnosti online facilitace (zjm. sledování tváří všech účastníků) jsme maximální počet celé skupiny ponechali na maximálně 12 osobách jako při konferenci naživo.
Vzhledem k tomu, že technologie umí navzdory své pokročilosti často překvapit a vytáhnout nečekaného králíka z klobouku, byli účastníci předem seznámeni také s tím, že na rozdíl od klasického setkání bude po celou dobu přítomna organizátorka jako instantní technická podpora a asistentka facilitátora. Míra a podoba podpory ze strany organizátorky vyplynula ze vzájemné domluvy s facilitátorem setkání – obecně pak může organizátor na online PK například jako pojistka sledovat ikonu „hlásím se“, známky únavy účastníků a potřebu přestávky, řešit vzniklé technické potíže nebo zjišťovat příčiny problému a nabízet psychickou podporu, když se některý z účastníků ze setkání odhlásí.
Do naší první online PK byla aktivně zapojena také zapisovatelka, která se stejně jako organizátorka nejprve v úvodním kole představila a poté byla přítomna s vypnutou kamerou – účastníci tedy věděli, kdo setkání sleduje (v souladu s předem rozeslanou oficiální pozvánkou), zároveň vypnutím kamery „technické posádky“ získal facilitátor více prostoru sledovat jen aktivní účastníky v méně oknech. Zapisovatelka na základě domluvy s facilitátorem v příhodných fázích setkání sdílela s účastníky poznámky a nakonec také zápis. Je možné, že některým facilitátorům bude více vyhovovat, když budou zápis během setkání pořizovat sami – je dobré vyzkoušet, která varianta nejlépe funguje Vám.
Projekt Zaostřeno na rodinu je II. je financován Evropskou unií prostřednictvím Operačního programu Zaměstnanost.
Autorkou článku je Bohdana Petkovová.
